Concept en programma
Doel, doelgroep en programma scherpstellen tot een opzet die uitvoerbaar is binnen je tijd en budget.
02 / Van A tot Z
Van een idee op een bierkaartje naar een dag die werkt
Je weet wat je wilt bereiken en voor wie. Wij maken daar een programma van dat klopt: haalbaar in tijd, passend bij het budget en uitvoerbaar met de mensen die je hebt.
- Concept en voorbereiding
- Partners, leveranciers en vrijwilligers
- Organisatie en uitvoering
Een evenement organiseren is vooral veel kleine beslissingen in de juiste volgorde nemen. Welke datum maakt de opkomst het grootst? Wat moet er eerst vastliggen voordat je kunt gaan communiceren? Hoeveel vrijwilligers heb je echt nodig en op welke momenten? Wij hebben die volgorde al vaker gelopen.
We beginnen bij je doel en werken terug naar vandaag. Dat geeft een planning met echte deadlines in plaats van een wensenlijst. Vanaf daar pakken we de voorbereiding op: partners en leveranciers, draaiboek, vrijwilligers, communicatie en de begroting. Op de dag zelf staan we op locatie.
Jij houdt de regie over de inhoud en de beslissingen die bij jouw organisatie horen. Wij zorgen dat alles wat daarachter moet gebeuren, gebeurt.
Concreet
Wat ACE oppakt
Wat we precies oppakken spreken we vooraf af. Dit is waar het in de praktijk over gaat.
Planning en voorbereiding
Een planning met deadlines die terugrekent vanaf de eventdatum, zodat niets op het laatste moment komt.
Partners en leveranciers
Locatie, catering, materiaal, techniek en vergunningen: aanvragen, vergelijken en afstemmen.
Vrijwilligers en crew
Bepalen welke rollen je nodig hebt, wanneer, en hoe iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
Draaiboek en communicatie
Eén document waar het hele team op vertrouwt, plus heldere informatie voor deelnemers.
Uitvoering op locatie
Opbouw, programma, afbouw en coördinatie tijdens de dag zelf.
Wat het oplevert
- Een programma dat past bij je doel en je doelgroep.
- Een begroting waarin je ziet waar het geld heen gaat.
- Een team dat weet wat het moet doen, zonder dat jij alles moet uitleggen.
- Een evenement dat je zelf ook kunt meemaken in plaats van alleen doorkomen.
Zo werken we samen
-
Eerst jouw doel
Voor wie is het event, wat wil je bereiken en waar heb je hulp bij nodig?
-
Een concreet voorstel
We bepalen de aanpak, de rol van ACE en de afspraken die daarbij horen.
-
Van plan naar praktijk
We stemmen mensen, planning en praktische details op elkaar af en pakken de afgesproken uitvoering op.
-
Samen terugkijken
Wat werkte goed en wat kan de volgende keer beter? We nemen de inzichten mee.
Uit de praktijk
Zo ziet dit eruit
in het echt
Sport
Sportevent / Organisatie & coördinatie
FITTR
Ultra Challenge
Twaalf uur lang, ieder uur opnieuw vijf kilometer. Een sportieve uitdaging die om overzicht en flexibiliteit vraagt.
Wat ACE oppakte
Draaiboek, vrijwilligersplanning, benodigdheden, catering, communicatie en coördinatie op de dag zelf.
Lees het hele verhaal
Community
Community / Eigen activiteiten
Golf & motorritten
Sport, avontuur en ontmoeting. Hier liggen de roots van ACE.
Meer over deze activiteiten
Van routeplanning en tussenstops tot afstemming met golfbanen, deelnemerscommunicatie en het organiseren van gezamenlijke activiteiten.
Lees het hele verhaalGoed om te weten
Over volledige organisatie
Hoe vroeg moeten we beginnen?
Dat hangt af van de omvang. Voor een activiteit met een kleine groep is een paar weken vaak genoeg. Voor een publieksevenement met vergunningen, partners en communicatie werken we liever met enkele maanden aanloop. Neem gerust contact op; dan zeggen we eerlijk wat er nog kan.
Wat als we het budget nog niet weten?
Dan beginnen we daar. Op basis van je doel en groepsgrootte maken we een eerste begroting met realistische posten. Daar kun je intern mee verder voordat je iets vastlegt.
Blijven wij zelf de eigenaar van het evenement?
Ja. Het is jouw evenement en jouw naam. Wij zijn de organisatiekracht erachter en leggen vooraf vast welke beslissingen bij jou blijven liggen.
Vertel ons je idee
Wat wil jij
neerzetten?
Een goed idee verdient een sterke uitvoering. Vertel waar je aan denkt, dan bekijken we samen wat ACE kan betekenen.