De uitdaging
Bij een publieksevenement in een bestaande omgeving zijn er altijd meer belangen dan deelnemers. Winkeliers willen bezoekers, bezoekers willen beleving, en de locatie wil dat alles veilig en op tijd weer opgeruimd is. Al die partijen hebben hun eigen planning en hun eigen aanspreekpunt.
Daarbij komt dat bezoekers zich niet aan een tijdschema houden. Als drie activiteiten tegelijk populair zijn, loopt het vast op de doorgang ertussen. De route en de verdeling van de zones bepalen dan of het drukgevoel prettig of onaangenaam is.
Aanpak
Onze aanpak
Zones en routes
De activiteiten verdeeld over het terrein met een logische looproute, zodat bezoekers doorstromen en de drukte zich spreidt.
Draaiboek per onderdeel
Elke activiteit een eigen blad met opbouw, tijden, benodigdheden en contactpersoon, en daarboven één overzicht voor het geheel.
Vrijwilligers en figuranten
Indeling, instructie en begeleiding van de mensen die de beleving neerzetten, inclusief wisselmomenten en pauzes.
Afstemming tussen partijen
Vaste overlegmomenten en duidelijke afspraken over wie waarover beslist, zodat niemand op de avond zelf hoeft te zoeken.
Het resultaat
Losse activiteiten die als één avond aanvoelden, met een route die de drukte verdeelde in plaats van concentreerde. De betrokken partijen wisten van elkaar wat er gebeurde, en de opbouw en afbouw verliepen binnen de afgesproken tijden.