De uitdaging
Bij een evenement dat twaalf uur duurt, verschuift het probleem van planning naar volhouden. Het startsein van 14:00 is net zo belangrijk als dat van 07:00, terwijl de vrijwilligers van het eerste blok dan al naar huis zijn. Elk uur moeten de tijdregistratie, de bevoorrading en de begeleiding opnieuw kloppen.
Daarbij verandert de situatie gedurende de dag. Deelnemers vallen af of komen later in. Het weer draait. De catering die om acht uur ’s ochtends klopte, past om vier uur ’s middags niet meer. Dat vraagt een draaiboek dat niet alleen een tijdschema is, maar ook beschrijft wie op welk moment iets mag beslissen.
Aanpak
Onze aanpak
Draaiboek per uur
Niet één dagplanning, maar twaalf blokken met een vast ritme: aanlooptijd, start, onderweg, binnenkomst en omschakelen naar het volgende uur.
Vrijwilligers in shifts
Rollen verdeeld over de dag met overlap bij de wisselmomenten, zodat kennis niet wegloopt als een shift eindigt.
Benodigdheden en catering
Bevoorrading afgestemd op het verloop van de dag, met marge voor deelnemers die later aansluiten.
Communicatie op de dag
Vaste momenten en één aanspreekpunt, zodat deelnemers en crew niet van losse berichten afhankelijk waren.
Het resultaat
Twaalf startmomenten die op tijd begonnen, en een crew die bij iedere wissel wist wat er stond te gebeuren. De organisatie hoefde tijdens de dag geen nieuwe afspraken te maken, omdat de beslismomenten vooraf waren vastgelegd.