Draaiboek doorlichten
We lopen het tijdschema, de taakverdeling en de verantwoordelijkheden na en benoemen wat ontbreekt of schuurt.
01 / Overzicht
Een frisse blik op een plan dat er al ligt
Je hebt het voorbereid, je kent het programma en toch blijft dat ene gevoel: zie ik iets over het hoofd? Wij lopen het hele plan met je door en zorgen dat de uitvoering niet aan details blijft hangen.
- Planning en draaiboek nalopen
- Logistiek en praktische afstemming
- Coördinatie op de eventdag
De meeste evenementen lopen niet vast op het concept, maar op de overgangen. Wie zet de tafels neer als de leverancier een uur later is? Wie belt de EHBO als het hard gaat regenen? Wie houdt de tijd in de gaten terwijl jij met de wethouder staat te praten? Dat zijn de momenten waar een eventcheck over gaat.
We lezen je draaiboek zoals een buitenstaander dat doet: zonder de aannames die er in je hoofd al staan. Daar komen vragen uit, en meestal een handvol concrete verbeteringen. Vervolgens kun je zelf verder, of we blijven aan boord tot en met de eventdag.
Concreet
Wat ACE oppakt
Wat we precies oppakken spreken we vooraf af. Dit is waar het in de praktijk over gaat.
Risico’s en plan B
Slecht weer, uitval van een leverancier, meer deelnemers dan verwacht. We bepalen de beslismomenten vooraf, niet op de dag zelf.
Logistiek en locatie
Opbouw, afbouw, materialen, routes en de afstemming met de locatie en leveranciers.
Coördinatie op de dag
Eén aanspreekpunt op locatie dat het overzicht houdt, zodat jij met je gasten bezig kunt zijn.
Wat het oplevert
- Een draaiboek waar iedereen in je team mee uit de voeten kan.
- Duidelijke afspraken over wie wat beslist, en wanneer.
- Minder losse eindjes in de week vóór het evenement.
- Een eventdag waarop de organisatie niet op één persoon rust.
Zo werken we samen
-
Eerst jouw doel
Voor wie is het event, wat wil je bereiken en waar heb je hulp bij nodig?
-
Een concreet voorstel
We bepalen de aanpak, de rol van ACE en de afspraken die daarbij horen.
-
Van plan naar praktijk
We stemmen mensen, planning en praktische details op elkaar af en pakken de afgesproken uitvoering op.
-
Samen terugkijken
Wat werkte goed en wat kan de volgende keer beter? We nemen de inzichten mee.
Goed om te weten
Over eventcheck
Hoe laat kan ik ACE nog vragen mee te kijken?
Een check werkt het best een paar weken vóór het evenement, als er nog tijd is om dingen aan te passen. Zit je er korter op? Neem dan alsnog contact op; dan kijken we wat er in de beschikbare tijd realistisch is.
Nemen jullie de organisatie dan over?
Nee, tenzij je dat wilt. Bij een eventcheck blijf jij de eigenaar van het evenement. Wij denken mee en pakken alleen de onderdelen op die we vooraf samen afspreken.
Werken jullie ook met een bestaand draaiboek in Excel of Word?
Ja. We werken met wat er al is. Als het handig is zetten we het tijdschema daarna om naar een vorm die op de dag zelf makkelijker te gebruiken is.
Laat ons meekijken
Wat wil jij
neerzetten?
Je plan staat. Wij houden het op koers. Vertel waar je aan denkt, dan bekijken we samen wat ACE kan betekenen.